La convocation est une notification écrite adressée à une personne physique ou morale, appelée le destinataire, pour l’inviter à participer à une réunion, à un entretien, à une assemblée générale, ou à tout autre événement organisé par l’émetteur de la convocation.
Elle précise notamment la date, l’heure, le lieu, et l’objet de la réunion, ainsi que les modalités de participation et les documents à fournir le cas échéant. La convocation peut être envoyée par différents moyens de communication, tels que la lettre recommandée avec accusé de réception, le courrier électronique, le fax, ou encore la remise en main propre contre décharge.
Elle doit être envoyée dans un délai raisonnable avant la date de l’événement, afin de permettre au destinataire de s’organiser et de se préparer.
En cas de convocation à une assemblée générale, elle doit respecter les règles légales et statutaires applicables en matière de délai de convocation, de contenu de l’ordre du jour, et de communication des pièces justificatives. En cas de non-respect des règles de convocation, les décisions prises lors de la réunion peuvent être annulées pour vice de forme.
En conclusion, la convocation est une notification écrite adressée à une personne pour l’inviter à participer à un événement, en précisant notamment la date, l’heure, le lieu, et l’objet de la réunion. Elle doit être envoyée dans un délai raisonnable avant la date de l’événement et respecter les règles légales et statutaires applicables en la matière.